Erklärungen – SportsOrga

POST

Nachrichtenversand innerhalb der App

Jede Nachricht, die ein Mitglied in der App erhält, wird automatisch festgehalten und so lange als offen markiert, bis darauf geantwortet wurde. So ist für alle Beteiligten jederzeit klar, welche Mitteilungen noch eine Rückmeldung brauchen und welche bereits erledigt sind.

Ist der Empfänger noch minderjährig (unter 16 Jahren, wie es das Datenschutzrecht vorsieht) und im Verein ein Erziehungsberechtigter hinterlegt, geht jede Nachricht zusätzlich als Kopie an diese Person. Die Kopie ist deutlich mit dem Hinweis „[Kopie an Erziehungsberechtigten]" gekennzeichnet, damit Eltern stets mitbekommen, was ihr Kind über den Verein erhält – ganz ohne eigenes Zutun.

Der Erziehungsberechtigte wird darüber hinaus mit einer kurzen Mitteilung auf dem Handy informiert, sobald eine solche Kopie eintrifft. Darin steht auch, wie viele ungelesene Nachrichten gerade vorliegen, sodass nichts übersehen wird.

SPIELER

Spiel: Zu- oder Absage

Vor jedem Spiel muss feststehen, wer dabei ist. Damit kein Spieler die Rückmeldung vergisst, erinnert SportsOrga automatisch – aber gezielt nur die, von denen noch keine Antwort vorliegt.

Erinnert wird für 7, 3 und 1 Tag(e) vor dem Spiel:

7 T 7 Tage vorher Erste Erinnerung an jeden Spieler, zu- oder abzusagen.
3 T 3 Tage vorher Zweite Erinnerung, falls noch keine Antwort abgegeben wurde.
1 T 1 Tag vorher Letzte Erinnerung am Tag vor dem Spiel – damit der Kader rechtzeitig steht.

Gut zu wissen: Eine Erinnerung bekommt nur, wer noch nicht geantwortet hat. Wer bereits zu- oder abgesagt hat, wird nicht weiter benachrichtigt.

TRAINER

Für diesen Bereich sind noch keine Erklärungen hinterlegt.

KAMPFGERICHT

Für diesen Bereich sind noch keine Erklärungen hinterlegt.

IMBISS

Imbiss: Verkauf & Spenden

Damit am Spieltag genug Helfer am Stand stehen und genug gespendet wird, kümmert sich SportsOrga automatisch um die Erinnerungen. Niemand muss manuell nachhaken – die App übernimmt das.

Sofort nach Erstellung der Anforderungsliste: Alle App-Nutzer erhalten direkt eine Nachricht, dass Freiwillige für den Verkauf und für Spenden gesucht werden.

Wenn noch nicht genug Helfer oder Spenden zusammengekommen sind, folgen Erinnerungen:

7 T 7 Tage vorher Erste Erinnerung an alle Nutzer – noch viel Zeit, sich einzutragen oder eine Spende zuzusagen.
5 T 5 Tage vorher Zweite Erinnerung, falls weiterhin Lücken im Verkauf oder bei den Spenden offen sind.
2 T 2 Tage vorher Dringende Erinnerung – jetzt wird es knapp, es fehlen noch Freiwillige oder Spenden.
1 T 1 Tag vorher Letzte Erinnerung am Tag vor dem Einsatz, damit nichts unbesetzt bleibt.

Gut zu wissen: Eine Erinnerung wird nur dann verschickt, wenn an diesem Tag noch nicht genug Helfer oder Spenden zusammengekommen sind. Ist alles abgedeckt, bleibt es ruhig – niemand wird unnötig benachrichtigt.

Spenden-Abgabe am Spieltag

Wer eine Spende zugesagt hat, soll sie auch rechtzeitig vorbeibringen. Damit nichts vergessen wird, erinnert SportsOrga gezielt die richtigen Nutzer – und niemanden sonst.

2 Tage vor dem Spieltag prüft die App, wer sich für eine Spende eingetragen hat, und erinnert nur diese Nutzer daran, ihre Spende abzugeben.

Inhalt der Erinnerung: Die Spende sollte rund 15 Minuten vor Spielbeginn abgegeben werden, damit am Stand alles rechtzeitig bereitsteht.

FAHRGEMEINSCHAFTEN

Fahrgemeinschaften: Fahrer-Appell

Bei Auswärtsspielen muss jemand fahren. Damit kein Spiel ohne Fahrer dasteht, prüft SportsOrga das jeden Morgen automatisch und schlägt rechtzeitig Alarm.

Täglich um 07:06 Uhr prüft die App alle anstehenden Auswärtsspiele daraufhin, ob noch kein Fahrer eingetragen ist.

Geprüft wird für 7, 3 und 1 Tag(e) im Voraus:

7 T 7 Tage vorher Erste Prüfung – ist ein Auswärtsspiel noch ohne Fahrer, geht der Appell raus.
3 T 3 Tage vorher Zweite Prüfung, falls weiterhin niemand eingetragen ist.
1 T 1 Tag vorher Letzte Prüfung am Tag vor dem Spiel – jetzt wird es dringend.

Ist ein Spiel ohne Fahrer, gehen zwei verschiedene Nachrichten raus:

An alle Fahrer des Clubs: „Wollt ihr fahren?" – mit der Bitte, sich für das Auswärtsspiel als Fahrer einzutragen.

An alle Trainer des Teams: „Fahrer-Appell ist raus" – damit die Trainer informiert sind und bei Bedarf selbst nachhaken können.

Gut zu wissen: Die Nachrichten gehen nur raus, solange noch kein Fahrer für das Auswärtsspiel eingetragen ist. Sobald sich jemand findet, bleibt es ruhig.

Wenn eine Mitfahrgelegenheit zurückgezogen wird

Manchmal kommt etwas dazwischen und ein Fahrer kann eine angebotene Mitfahrgelegenheit zum Auswärtsspiel doch nicht anbieten. Wenn er sie zurückzieht, kümmert sich die App sofort um alles Weitere – Sie müssen niemanden selbst informieren.

Der Fahrer wird für dieses Spiel aus der Liste der Mitfahrgelegenheiten genommen. Alle, die bei ihm mitfahren wollten, bekommen automatisch eine kurze Nachricht, damit sie sofort Bescheid wissen und sich rechtzeitig eine andere Fahrt suchen können.

Die Nachricht an die Mitfahrer lautet: „Die Mitfahrgelegenheit [Nachname] am [Datum] um [Uhrzeit] Uhr wurde zurückgezogen." Außerdem aktualisiert sich die Übersicht ganz von allein, sodass immer auf einen Blick stimmt, wie viele Fahrer und Mitfahrer noch dabei sind.

Wenn sich an einer Mitfahrgelegenheit etwas ändert

Eine Fahrt zum Auswärtsspiel ist selten von Anfang an in Stein gemeißelt. Sobald sich etwas ändert, hält die App alle Beteiligten automatisch auf dem Laufenden – ganz ohne dass Sie selbst Nachrichten schreiben müssen.

Sie sind Fahrer

Wenn sich bei Ihnen jemand als Mitfahrer ein- oder abträgt oder seine Platzzahl ändert, bekommen Sie sofort eine kurze Nachricht – so wissen Sie jederzeit, wer mit im Auto sitzt:

„[Name] möchte mitfahren" · „[Name] hat die Platzzahl geändert" · „[Name] hat sich abgemeldet"

Sie sind Mitfahrer

Ändert Ihr Fahrer die Abfahrtszeit oder den Treffpunkt, werden Sie automatisch mit den neuen Angaben benachrichtigt – niemand steht zur falschen Zeit am falschen Ort:

Sie erhalten die neue Abfahrtszeit und/oder den neuen Treffpunkt direkt als Nachricht.

Gut zu wissen: Die Übersicht zählt im Hintergrund immer automatisch mit, wie viele Mitfahrer gerade dabei sind – sie stimmt also jederzeit.